Pokyny k vyplneniu žiadosti konečného prijímateľa/príjemcu pomoci o refundáciu v rámci podprojektu blokového grantu

Všeobecne

Žiadosť konečného prijímateľa/príjemcu pomoci o refundáciu používa len ten konečný prijímateľ/príjemca pomoci, ktorému zo zmluvy o poskytnutí NFP vyplýva používanie systému refundácie.

Vyplňuje konečný prijímateľ/príjemca pomoci

•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci vyplní formulár žiadosti o refundáciu za predpokladu, že pre blokový grant je schválený príspevok z rozpočtov donorských štátov (donori FM EHP a NFM) a podpísal so sprostredkovateľom zmluvu o poskytnutí NFP.
•	Žiadosť sa vyhotovuje v dvoch origináloch, pričom jeden originál zostáva u konečného prijímateľa/príjemcu pomoci a druhý predkladá sprostredkovateľovi.
•	Všetky údaje uvedené v žiadosti musia byť v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP, resp. jej dodatkom. 
•	Všetky číselné údaje musia byť uvedené na 2, resp. 3 desatinné miesta v závislosti od toho, ako je dané pole nastavené vo formulári žiadosti.
•	Žiadosť sa vyplňuje elektronicky, rukou vyplňované žiadosti nebudú akceptované.
•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci vkladá vždy povinné číselné údaje v sekciách 2 až 6 do polí, ktoré sú zvýraznené žltou farbou. 
•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci  nevkladá žiadne číselné údaje v sekciách 2 až 6 do polí, ktoré sú vyznačené zelenou farbou.
•	V sekciách 2 až 6 môže konečný prijímateľ/príjemca pomoci ;vypĺňať nepovinné (bezfarebné) polia.    
•	V prípade, ak konečný prijímateľ/príjemca pomoci určitú časť žiadosti nevyplňuje, príslušné pole ostane prázdne.
•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci vytlačí vždy len tie strany, ktoré vyplnil. Stranu vyplnenú na úrovni sprostredkovateľa, vytlačí sprostredkovateľ. 
•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci postupuje žiadosť sprostredkovateľovi v papierovej (1 originál) aj v elektronickej forme. 
•	Konečný prijímateľ/príjemca pomoci vkladá číselné údaje v jednotlivých poliach v tej mene, ktorá je pre dané pole prednastavená. 
•	Sprostredkovateľ pri spracovaní formuláru vyberá v sekcii 9 vždy 1 zo 4 predvolených možností, ktoré mu formulár v danom poli ponúkne.

Sprostredkovateľ žiadosť KP/PP:	Schvaľuje	
	Schvaľuje v zníženej sume	
	Pozastavuje schvaľovanie	
	Neschvaľuje	

Upozornenia: 
I 	Z dôvodu nesprávneho, neúplného alebo nedostatočného vyplnenia predpísaných polí v sekcii 1 (Identifikácia KP/PP), 2 (Identifikácia podprojektu), 3 (Finančná identifikácia účtu pre prostriedky financovania podprojektu) žiadosti alebo v prípade chýbajúceho podpisu alebo odtlačku pečiatky v sekcii 8 (čestné vyhlásenie KP/PP) môže byť platba konečnému prijímateľovi/príjemcovi pomoci zamietnutá. 

II	V prípade, ak konečný prijímateľ/príjemca pomoci uvedie nesprávne informácie v sekcii 4 (Identifikácia platby), 5 (Suma žiadaných prostriedkov formou refundácie), 6 (OOV) a 7 (Zoznam príloh), sprostredkovateľ nie je z dôvodu uvedeného pochybenia oprávnený žiadosť zamietnuť, neschváliť alebo pozastaviť. Sprostredkovateľ upozorní KP/PP na uvedený nedostatok v elektronickej alebo písomnej komunikácii s KP/PP. 

1 Identifikácia konečného prijímateľa/príjemcu pomoci (KP/PP)

•	KP/PP uvedie základné identifikačné údaje KP/PP: 
-	v prípade právnickej osoby: názov a sídlo, IČO, DIČ, IČ DPH
-	v prípade fyzickej osoby: meno, priezvisko a adresu, IČ DPH
•	KP/PP uvedie aj aktuálnu kontaktnú osobu, telefón, fax, e-mail. KP/PP sa odporúča uvádzať telefonický a mailový kontakt na 2 osoby. 

2 Identifikácia podprojektu

•	KP/PP uvedie názov podprojektu a identifikačné číslo podprojektu v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP (napr. „Fond technickej asistencie“, „SK0001“).
•	KP/PP uvedie dátum začiatku oprávnenosti výdavkov v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP (napr. 1.7.2009)
•	KP/PP uvedie dátum ukončenia oprávnenosti výdavkov v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP (napr. 30.4.2011).
•	KP/PP uvedie vo vyžltených poliach percentuálny podiel všetkých 5 zdrojov: FM EHP – prostriedky z rozpočtu donorských štátov, FM EHP – spolufinancovanie zo ŠR,  NFM – prostriedky z rozpočtu donorských štátov, NFM – spolufinancovanie zo ŠR, vlastné zdroje KP/PP na COV v zmysle zmluvy o poskytnutí NFP. 

Príklad: COV v rámci predstavujú 100 EUR, podprojekt je spolufinancovaný z oboch finančných mechanizmov v rovnakom pomere, KP získava 50 % z COV formou NFP a minimálne 50% z COV hradí KP/PP z vlastných zdrojov (pričom nie sú spolufinancované zo ŠR): 

FM EHP	 	25,000%	Percentuálny podiel zdroja na NFP	FM EHP	50,00%	
NFM	 	25,000%		NFM	50,00%	
ŠR - FM EHP	 	0,000%		ŠR - FM EHP	 	
ŠR – NFM	 	0,000%		ŠR - NFM	 	
Podiel vlastných zdrojov KP/PP na COV 	50,000%	 	

3. Finančná identifikácia účtu pre prostriedky financovania podprojektu  

•	KP/PP identifikuje bankový účet pre prostriedky financovania podprojektu: predčíslie, číslo účtu, kód banky a IBAN v zmysle zmluvy o poskytnutí NFP, resp. jej dodatkov. Pole IBAN je povinné iba pri cezhraničných prevodoch.
•	KP/PP uvedie údaj o zostatku finančných prostriedkov na bankovom účte, ktorý musí korešpondovať s prílohou žiadosti – výpis z bankového účtu. Výpis z bankového účtu je vygenerovaný k poslednému dňu reportovacieho obdobia zúčtovaného v čiastkovej PIR, resp. najneskôr ku dňu schválenia žiadosti na úrovni KP/PP. Polia týkajúce sa zostatku prostriedkov na bankovom účte sú povinné len vtedy, ak to od KP/PP vyžaduje sprostredkovateľ.  

4 Identifikácia platby

•	Do poľa „Identifikačné číslo žiadosti o refundáciu“ vkladá KP/PP číslo tak, aby prvé dve číslice identifikovali kalendárny rok a nasledovné tri číslice poradové číslo žiadosti od začiatku realizácie podprojektu. 
Príklad: Ak KP/PP predkladá prvú žiadosť v rámci roka 2009, pričom táto je v poradí 3 žiadosťou o refundácie od začiatku realizácie podprojektu, identifikačné číslo je „09003“.

•	KP/PP uvádza prvý a posledný kalendárny deň toho reportovacieho obdobia čiastkovej PIR, za ktoré zúčtováva prostriedky voči ÚFM. Reportovacie obdobie vyplýva z aktuálnej PIP. Reportovacie obdobie predstavujú spravidla 3 kalendárne mesiace, ale môže byť aj iné, ak tak vyplýva z aktuálnej PIP.

	Príklad: 
OD:	01. 10. 2009	DO: 	31. 12. 2009	

5 Suma žiadaných prostriedkov formou refundácie

•	KP/PP, ktorí uzavreli zmluvu o poskytnutí NFP v mene SKK, uvedú v riadku A-SKK sumu COV v členení na jednotlivé zdroje v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP na dve desatinné miesta v mene SKK. KP/PP následne prepočíta uvedené sumy na menu EUR s použitím konverzného kurzu v riadku A-EUR. Ak bude čiastka súčtu jednotlivých zdrojov po eurokonverzii (v eurách) vyššia ako suma „COV spolu“ prepočítaná na eurá, rozdiel sa vždy uplatní na zdroji „Vlastné zdroje KP/PP“. Ak bude čiastka súčtu jednotlivých zdrojov NFP po eurokonverzii (v eurách) vyššia ako suma „NFP“ prepočítaná na eurá, rozdiel sa vždy uplatní na ťarchu štátneho rozpočtu. Navýšenie na strane spolufinancovania bude, ak je to možné,  rozdelené rovnakým pomerom medzi spolufinancovanie FM EHP a spolufinancovanie NFM. 

•	KP/PP, ktorí uzavreli zmluvu o poskytnutí NFP v mene EUR (po 1.1.2009), resp. KP/PP s ktorým sprostredkovateľ uzavrel dodatok k zmluve o poskytnutí NFP, uvedú v riadku A-EUR sumu COV v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP/dodatkom na dve desatinné miesta v mene EUR. 
•	KP/PP uvedie v riadku B-SKK sumu oprávnených výdavkov deklarovaných na základe priložených účtovných dokladov za reportovacie obdobie do 31.12.2008, na dve desatinné miesta v mene SKK. KP/PP následne v riadku B-EUR prepočíta sumu týchto oprávnených výdavkov na menu EUR konverzným kurzom. 
•	V prípade každého reportovacieho obdobia od 1.1.2009, KP/PP nevypĺňa riadok B – SKK, ale iba riadok B-EUR. V riadku B – EUR KP/PP uvedie sumu oprávnených výdavkov deklarovaných na základe priložených účtovných dokladov v mene EUR na dve desatinné miesta a nie na základe zaokrúhlených súm v čiastkovej PIR. Suma uvedená v riadku B-EUR v stĺpcoch „FM EHP“, „NFM“, „ŠR-FM EHP“ a „ŠR-NFM“ (resp. v súčtovom stĺpci „NFP“) predstavuje zároveň sumu žiadaných prostriedkov formou refundácie.
•	KP/PP uvedie v riadku C v mene EUR súčet všetkých v minulosti schválených a vyplatených prostriedkov a sumy uvedenej v riadku B-EUR. Výstupom z riadku C je súčet všetkých refundovaných prostriedkov pred touto žiadosťou a sumy prostriedkov zúčtovanej a žiadanej prostredníctvom tejto žiadosti o refundáciu.  
•	KP/PP skontroluje, či v riadku D je percentuálny podiel kumulatívne zúčtovanej sumy oprávnených výdavkov na sume COV v rozmedzí od 0% až 100 %. 

6 Odhad očakávaných výdavkov (OOV) na aktuálne reportovacie obdobie 

•	KP/PP uvedie v riadku E predpokladané výdavky (vrátane vlastných zdrojov) počas toho reportovacieho/zúčtovacieho obdobia, v ktorom predkladá žiadosť o refundáciou na NKB. Výstupom má byť čo najaktuálnejšia informácia o budúcej potrebe prostriedkov, ktoré bude KP/PP žiadať prostredníctvom nasledujúcej žiadosti o refundáciu. OOV sa nemusí rovnať sume plánovanej pre dané reportovacie obdobie v PIP.

7 Zoznam príloh

•	KP/PP v rámci príloh predkladá prílohy vyplývajúce z aktuálnej Príručky. Sú to najmä čiastková PIR a účtovné doklady - minimálne jeden rovnopis originálu faktúry, príp. dokladu rovnocennej dôkaznej hodnoty, zoznam účtovných dokladov, sumarizačné hárky v zmysle aktuálnej Príručky, výpisy z bankového účtu (originál alebo overenú kópiu s odtlačkom pečiatky a podpisom štatutárneho orgánu KP/PP). Ďalší rovnopis originálu faktúry, príp. dokladu rovnocennej dôkaznej hodnoty si ponecháva KP/PP. V prípade, že povaha tohto dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný blok), predkladá overenú kópiu s odtlačkom pečiatky a podpisom štatutárneho orgánu KP/PP.
KP/PP predkladá čiastkovú PIR za každé predchádzajúce reportovacie obdobie, a to aj v prípade, že v čiastkovej PIR deklaruje sumu 0 SKK/0 EUR a prostredníctvom žiadosti o refundáciu požaduje sumu 0 SKK/0 EUR. 

8 Čestné vyhlásenie KP/PP

•	Štatutárny orgán KP/PP žiadosť potvrdí odtlačkom pečiatky a vlastným podpisom.
•	Pracovník KP/PP vytlačí len tie strany žiadosti o platbu, ktoré sú vyplnené na úrovni KP/PP.

9 Čestné vyhlásenie sprostredkovateľa o overení žiadosti o refundáciu

Vypĺňa a tlačí len sprostredkovateľ
•	SP v riadku F uvedie sumu žiadaných výdavkov KP/PP, ktoré SP uznal ako neoprávnené podľa jednotlivých 5 zdrojov tvoriacich COV. 
•	SP v riadku G uvedie ním schválenú výšku požadovaných výdavkov KP/PP podľa jednotlivých 5 zdrojov tvoriacich COV na dve desatinné miesta. Ide o sumy „FM EHP“, „NFM“, „ŠR-FM EHP“, „ŠR-NFM“ a „Vlastné zdroje KP/PP“, ktoré SP uvedie v systéme ISUF. 
•	Sprostredkovateľ na základe overenia žiadosti, žiadosť o refundáciu schváli, zníži o sumu neoprávnených výdavkov, pozastaví schvaľovanie žiadosti, neschváli. 
•	Sprostredkovateľ v prípade zníženia žiadosti o platbu, pozastavenia schvaľovania alebo neschválenia uvedie aj dôvody takéhoto postupu. 
•	Sprostredkovateľ zasiela informáciu KP/PP o schválení/schválení v zníženej sume, pozastavení, resp. neschválení žiadosti minimálne v elektronickej forme. Štatutárny orgán sprostredkovateľa, resp. ním splnomocnená osoba potvrdí žiadosť odtlačkom pečiatky a vlastným podpisom.