1.Ako si naplánovať harmonogram realizácie jednotlivých výdavkov rozpočtu?

Žiadateľ si musí naplánovať harmonogram tak, aby daný výdavok rozpočtu stihol zrealizovať od objednávky výstavnej plochy, tovarov a služieb, vystavenia faktúry a dodacieho listu až po úhradu faktúry v časovom rámci, ktorý si stanoví v Rozpočte projektu. Preto odporúčame definovať si na jednotlivé výdavky väčší časový rozsah, v ktorom žiadateľ reálne stihne zrealizovať všetky naplánované výdavky v rámci jednotlivých aktivít. Pod pojmom aktivita sa rozumie účasť na konkrétnej výstave, veľtrhu alebo obchodnej misii (napr. Aktivita 1 – Výstava CONECO 2013, Bratislava; Aktivita 2 – Obchodná misia Kazachstan).

Nie je nutné, aby pri jednej aktivite (výstave) boli stanovené všetky položky výdavkov v rovnakom časovom harmonograme. T.j. výstavnú plochu alebo propagačné materiály je potrebné objednať a uhradiť s väčším časovým predstihom, kým napríklad prepravu osôb a ubytovanie si žiadateľ objednáva a uhrádza až tesne pred konaním samotnej výstavy, prípadne uhrádza až po jej termíne.

2. Od akého obdobia bude možné považovať výdavky za oprávnené?

Za oprávnené výdavky môžu byť považované len výdavky, ktoré:

– bezprostredne súvisia s realizáciou oprávneného projektu a aktivitami podľa kapitoly 4.3 Výzvy na predkladanie žiadostí o NFP;

– vznikli v čase od začatia prác na projekte do ukončenia prác na projekte a v súvislosti s projektom, a to najskôr dňom nadobudnutia účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP a boli vynaložené počas doby fyzickej realizácie projektu;

– sú vzhľadom na všetky okolnosti reálne, správne, aktuálne a navzájom sa neprekrývajú;

– sú preukázateľné originálmi účtovných dokladov a sprievodnou dokumentáciou.

Oprávnené výdavky a ich úhrada musia byť v súlade so slovenským právnym poriadkom a právnym poriadkom EÚ. Konečná výška NFP sa určí na základe skutočne vynaložených, odôvodnených a riadne preukázaných výdavkov, avšak celková schválená výška NFP uvedená v zmluve o poskytnutí NFP nesmie byť prekročená.

3. Kedy bude žiadateľovi doručené Rozhodnutie o schválení, resp. neschválení jeho žiadosti o NFP?

Rozhodnutie o schválení, resp. neschválení Žiadosti o NFP bude žiadateľovi zaslané do 100 dní od termínu ukončenia výzvy na predkladanie žiadostí o NFP. Do tejto lehoty sa nezapočítava čas potrebný na vypracovanie žiadostí o predloženie dokumentov, doručenie výzvy žiadateľovi, doručenie dokumentov vykonávateľovi a ich následnú kontrolu/overenie v rámci kontroly formálnej správnosti ŽoNFP a overovania splnenia podmienok poskytnutia pomoci.

4. Ako sa postupuje v prípade, ak sa výdavky v priebehu realizácie projektu zvýšia oproti sume v schválenom rozpočte?

Ak sa výdavky v priebehu realizácie projektu zvýšia oproti predpokladaným výdavkom, daný rozdiel hradí žiadateľ z vlastných zdrojov.

5. Aký je postup v prípade, že žiadateľovi nebude schválená plná výška požadovaných prostriedkov?

V prípade, že žiadateľovi nebude schválená plná výška požadovaného NFP, tento je povinný (po doručení Rozhodnutia o schválení žiadosti o NFP) rozhodnúť sa, či začne realizovať projekt aj so schválenou nižšou výškou nenávratného finančného príspevku a s kráteným rozpočtom na projekt. Zostávajúce financie ale musí doplniť z vlastných zdrojov.

6. Kto je oprávnený žiadateľ?

Oprávnený žiadateľ je definovaný konkrétne v každej schéme (v prípade SIEA v schéme pomoci de minimis na podporu medzinárodnej spolupráce).

V prípade aktuálnej výzvy schémy pomoci de minimis na podporu medzinárodnej spolupráce sú oprávnení žiadať mikro, malí a strední podnikatelia.

Oprávnenými žiadateľmi sú podniky súkromného sektora – fyzické alebo právnické osoby oprávnené na podnikanie podľa § 2 ods. (2) písm. a) a b) Obchodného zákonníka , registrované na území SR, ktoré plánujú realizovať jednotlivé druhy oprávnených projektov a spĺňajú ďalšie podmienky stanovené v rámci výzvy. Oprávneným žiadateľom v zmysle uvedeného zákona je:

a) osoba zapísaná v obchodnom registri,

b) osoba, ktorá podniká na základe živnostenského oprávnenia

s nasledovným zameraním podnikateľskej činnosti:

– výrobné podnikateľské subjekty,

– spoločnosti zaoberajúce sa tvorbou a vývojom softvérových riešení, informačných a internetových technológií, projektovania, dizajnu, biotechnológiami a komunikačnými technológiami

7. Je oprávneným žiadateľom subjekt, ktorý spĺňa definíciu MSP a vznikol v roku 2011?

Oprávnenými žiadateľmi podľa tejto výzvy sú subjekty registrované na území SR najneskôr k 1. januáru 2010.

Nie, nakoľko účtovná závierka (za celý rok predchádzajúci podaniu žiadosti o NFP, t.j. za obdobie od 1.januára 2011 do 31.decembra 2011) je povinnou prílohou žiadosti o NFP a podnikateľ, ktorý vznikol v priebehu roku 2011 ju nemôže doložiť.

8. Môžu o nenávratný finančný príspevok žiadať aj podnikatelia, ktorí majú sídlo v Bratislave a v Bratislavskom kraji?

Pri posudzovaní oprávnenosti žiadateľa je rozhodujúce sídlo spoločnosti. Podnikatelia, ktorí majú sídlo v Bratislave a v Bratislavskom kraji nemôžu požiadať o NFP.

Napr. firma na výrobu nábytku, ktorá je stredný podnikateľ, má síce sídlo v Bratislave, ale výrobnú prevádzku má v regióne Žilinského kraja – nie je oprávnená žiadať o NFP v rámci podpatrenia 1.1.3 OP KaHR.

Spoločnosť na výrobu nábytku, ktorá je MSP, má sídlo v Martine, ale prevádzku v Bratislavskom kraji – je oprávnená žiadať o NFP v rámci podopatrenia 1.1.3 OP KaHR.

9. Čo znamená prvá účasť na výstave, resp. na obchodnej misii?

Prvou účasťou podniku na výstavách a veľtrhoch v Slovenskej republike a/alebo v zahraničí sa rozumie účasť na výstave / veľtrhu súvisiacej s podnikateľskou činnosťou žiadateľa, na ktorú žiadateľovi doteraz nebol poskytnutý NFP.

Prvou účasťou podniku na obchodnej misii v zahraničí sa rozumie účasť na oficiálne zorganizovanej skupinovej pracovnej ceste v príslušnej krajine s presne určenými cieľmi a programom, ktorý musí byť prílohou žiadosti o NFP, na ktorú žiadateľovi doteraz nebol poskytnutý NFP.

10. Môže žiadateľ zadefinovať v projekte viac výstav, alebo musí na každú výstavu podať samostatný projekt?

V rámci podopatrenia 1.1.3 OP KaHR nie je možné podať súčasne v rámci jednej výzvy viac projektov, preto je potrebné všetky oprávnené aktivity (výstavy, veľtrhy, obchodné misie) zahrnúť do jedného projektu.

11. Je možné podať v rámci podpatrenia 1.1.3 OP KaHR viac projektov? Môžem si podať znovu ŽoNFP v prípade, že som už realizoval projekt v rámci Vašej schémy pomoci de minimis?

V rámci jednej výzvy je možné podať len jednu ŽoNFP.

Žiadateľ môže predložiť ďalšiu ŽoNFP v rámci novej výzvy tej istej schémy pomoci de minimis:

– v prípade, ak s ním bola podpísaná Zmluva o NFP:

o až po úspešnom finančnom ukončení projektu,

o resp. odstúpení od Zmluvy o NFP a vysporiadaní záväzkov z toho plynúcich

– v prípade, ak bolo vydané rozhodnutie o schválení ŽoNFP (a zatiaľ nebola podpísaná Zmluva o NFP)

o až po úspešnom finančnom ukončení projektu,

o resp. po uplynutí lehoty na prijatie (podpis) návrhu Zmluvy o NFP žiadateľom určenej v návrhu alebo doručením prejavu žiadateľa o odmietnutí návrhu na uzavretie Zmluvy o NFP na adresu vykonávateľa

– v prípade, ak bolo vydané rozhodnutie o neschválení ŽoNFP dňom jeho vydania

– v prípade, ak žiadateľ zašle žiadosť o stiahnutie ŽoNFP z procesu konania o žiadosti o NFP pred vydaním rozhodnutia o ŽoNFP, dňom doručenia žiadosti o stiahnutie ŽoNFP na adresu vykonávateľa

12. Môže byť žiadateľ na výstave súčasťou spoločnej expozície (napr. výrobného zväzu)? Považuje sa za oficiálnu účasť podniku na výstave aj účasť na výstave, kde síce podnik prezentoval svoju produkciu, avšak v rámci spoločnej expozície pod logom záujmového združenia?

Áno, ale žiadateľ musí predložiť projekt sám za svoj podnik a tiež musí sám zaplatiť výdavky súvisiace s výstavou – prenájom plochy, prevádzkové služby, atď., ktoré mu budú po schválení žiadosti o NFP refundované podľa skutočne vynaložených a zdokladovaných finančných prostriedkov, maximálne však do schválenej výšky NFP.

13. Akým spôsobom musí žiadateľ pri overovaní splnenia podmienok poskytnutia pomoci zdokladovať dostatok finančných prostriedkov na realizáciu projektu?

Žiadateľ je povinný preukázať, že má zabezpečené finančné prostriedky na krytie oprávnených výdavkov projektu do výšky jeho spolufinancovania a neoprávnených výdavkov

Žiadateľ môže potrebnú výšku finančných prostriedkov preukázať jedným alebo kombináciou nasledujúcich dokladov:

– predložením potvrdenia komerčnej banky, že žiadateľ disponuje potrebnou výškou finančných prostriedkov (napr. výpis z účtu, resp. doklad z banky o disponibilnom zostatku na účte). Uvedený doklad nesmie byť vystavený skôr ako je termín doručenia žiadosti o predloženie dokumentov pre overenie podmienok poskytnutia pomoci žiadateľovi;

– platným záväzným úverovým prísľubom od komerčnej banky, z ktorého bude zrejmé, že úver bude slúžiť na financovanie projektu zadefinovaného v ŽoNFP;

– platnou úverovou zmluvou s komerčnou bankou, z ktorej bude zrejmé, že úver bude slúžiť na financovanie projektu zadefinovaného v ŽoNFP.

V prípade, že sa žiadateľ rozhodne zabezpečiť spolufinancovanie projektu z úverových zdrojov (či už celkom alebo čiastočne) je povinný predložiť záväzný úverový prísľub od komerčnej banky alebo úverovú zmluvu s komerčnou bankou. Poskytovateľ s cieľom uľahčiť žiadateľom prístup k úverovým zdrojom, uzatvoril Zmluvu o spolupráci a spoločnom postupe medzi bankou a orgánmi zastupujúcimi Slovenskú republiku, ktorej súčasťou je v prílohe č. 2 tejto zmluvy vzor záväzného úverového prísľubu.

Zmluva o spolupráci a spoločnom postupe medzi bankou a orgánmi zastupujúcimi Slovenskú republiku a vzor záväzného úverového prísľubu sú kompletne zverejnené na stránke www.siea.gov.sk v časti Štrukturálne fondy – Užitočné informácie pre žiadateľov.

Zmluva o spolupráci:

/wp-content/uploads/sf/uzitocne_informacie/zmluva_o_spolupraci.pdf

Zoznam bánk:

/wp-content/uploads/sf/uzitocne_informacie/Zoznam_bank_11.02.2009.pdf

Žiadateľ je oprávnený zabezpečiť úverové zdroje financovania aj z iných komerčných bánk, t.j. tých, ktoré nie sú obsiahnuté v Zmluve o spolupráci a spoločnom postupe medzi bankou a orgánmi zastupujúcimi Slovenskú republiku, pri rešpektovaní podmienky, že záväzný úverový prísľub, resp. úverová zmluva musia byť účelovo viazané na financovanie projektu zadefinovaného v ŽoNFP.

Vykonávateľ však upozorňuje žiadateľa, že v takomto prípade nie sú aplikovateľné dojednania vyplývajúce zo Zmluvy o spolupráci a spoločnom postupe medzi bankou a orgánmi zastupujúcimi Slovenskú republiku týkajúce sa najmä určovania poradia záložných veriteľov pri zriaďovaní záložného práva na spoločný záloh za účelom krytia prípadnej pohľadávky poskytovateľa voči prijímateľovi (napr. v prípade odstúpenia od Zmluvy o NFP).

14. Bude sa zo štrukturálnych fondov refundovať aj DPH?

DPH je oprávneným nákladom pre neplatiteľov DPH v celej výške bez rozlišovania časti EÚ zdrojov a spolufinancovania zo štátneho rozpočtu. V prípade platcu DPH predstavuje DPH neoprávnený náklad (v tomto prípade sa DPH do neoprávnených výdavkov projektu neuvádza).

15. Sú oprávnené výdavky, ktoré vznikli pri príprave projektu externým poradcom (konzultantom)?

Výdavky vynaložené v súvislosti s prípravou a vypracovaním projektu nie sú oprávnenými výdavkami a nie je možné preplatiť ich z prostriedkov EÚ.

16. Podľa akej normy je žiadateľ/prijímateľ povinný postupovať pri verejnom obstarávaní?

Pri obstarávaní tovarov, stavebných prác a služieb je žiadateľ/prijímateľ povinný postupovať v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a v súlade s podmienkami stanovenými poskytovateľom. Podmienky sú stanovené v Príručke pre žiadateľa v rámci výzvy na predkladanie žiadostí o NFP a v zmluve o NFP.

17. Kedy je žiadateľ/prijímateľ oprávnený začať verejné obstarávanie?

Žiadateľ/prijímateľ je oprávnený začať proces verejného obstarávania vo vzťahu k predloženej žiadosti o NFP:

najskôr v deň predloženia ŽoNFP vykonávateľovi
najneskôr však do 45 dní od nadobudnutia účinnosti Zmluvy o NFP

V žiadnom prípade žiadateľ nemôže začať proces verejného obstarávania skôr ako v deň predloženia ŽoNFP vykonávateľovi.

18. Čo považujeme za „začatie verejného obstarávania“?

Začatím verejného obstarávania sa rozumie:

zverejnenie príslušného oznámenia/oznámení používaných vo verejnom obstarávaní, resp. ich ekvivalent,
zaslanie písomného vyzvania na predkladanie ponúk (napr. zákazka z nízkou hodnotou)

19. Má žiadateľ/prijímateľ povinnosť zabezpečiť odkladaciu podmienku účinnosti

odberateľsko-dodávateľskej zmluvy?

Žiadatelia, ktorí začnú proces verejného obstarávania do nadobudnutia účinnosti Zmluvy o NFP sú povinní v zmluve s dodávateľom, ktorá sa uzatvára ako výsledok VO zabezpečiť odkladaciu podmienku účinnosti tejto odberateľsko-dodávateľskej zmluvy na nadobudnutie účinnosti zmluvy o NFP.

Na tieto účely je žiadateľ povinný do podmienok súťaže a návrhu odberateľsko-dodávateľskej zmluvy uviesť odkladaciu podmienku účinnosti v nasledovnom znení:

„Táto zmluva je uzavretá jej podpisom oboma zmluvnými stranami a nadobúda účinnosť po splnení odkladacej podmienky, ktorá spočíva v tom, že dôjde k uzatvoreniu platnej a účinnej zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku medzi príslušným poskytovateľom pomoci, v ktorého zastúpení koná Slovenská inovačná a energetická agentúra, a príjemcom pomoci, ktorým je ….. *, a to na základe jeho žiadosti o poskytnutie nenávratného finančného príspevku predloženej v rámci výzvy na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok Kód KaHR-113DM-1201.“

* označenie, ktoré v rámci tejto dodávateľskej zmluvy používa žiadateľ/prijímateľ, napríklad objednávateľ, ak ide o zmluvu o dielo

Ďalšie povinné náležitosti odberateľsko-dodávateľskej zmluvy:

1. Odberateľsko-dodávateľská zmluva musí obsahovať povinnosť dodávateľa predložiť elektronickú verziu podrobného rozpočtu (vo formáte MS Excel) ako aj povinnosť predkladať v elektronickej verzii (vo formáte MS Excel) každú zmenu tohto podrobného rozpočtu, ku ktorej dôjde počas realizácie predmetu zmluvy.

2. V odberateľsko-dodávateľskej zmluve musí byť uvedená povinnosť dodávateľa prác, tovarov a služieb strpieť výkon kontroly/auditu/overovania súvisiaceho s dodávaným tovarom, prácami a službami kedykoľvek počas platnosti a účinnosti Zmluvy o NFP, a to oprávnenými osobami a poskytnúť im všetku potrebnú súčinnosť?

20. Proces verejného obstarávania podlieha výkonu kontroly zo strany poskytovateľa?

Vykonávateľ zabezpečí kontrolu VO vykonaného žiadateľom/prijímateľom. Vykonávateľ vykoná kontrolu VO po nadobudnutí účinnosti zmluvy o NFP. Vykonávateľ vykoná kontrolu VO prostredníctvom tzv. administratívnej kontroly.

Na účely kontroly VO je vykonávateľ oprávnený požadovať predloženie kompletnej dokumentácie preukazujúcej priebeh verejného obstarávania.

21. Porušenie postupov a princípov VO môže mať za následok nepripustiť projekt do financovania?

Pri posudzovaní prípadných porušení postupov a/alebo princípov VO vychádza vykonávateľ z nasledovných zásad:

berie do úvahy povahu, závažnosť, spôsob a následky zisteného porušenia VO
berie do úvahy vplyv porušenia zákona o VO na dodržiavanie princípov rovnakého zaobchádzania, nediskriminácie, transparentnosti, hospodárnosti a efektívnosti

V prípade závažných porušení postupov a princípov vykonaného VO, ktoré výrazným spôsobom ovplyvnili výsledok VO môže vykonávateľ nepripustiť projekt do financovania.

Vykonávateľ stanovuje výšku korekcie za porušenie postupov a/alebo princípov VO v súlade s pokynmi uvedenými v prílohe č. 1 Metodického pokynu CKO č. 11 k určovaniu výšky vrátenia poskytnutého príspevku alebo jeho časti pri porušení pravidiel a postupov verejného obstarávania.

Metodický pokyn CKO č. 11 je dostupný na http://www.nsrr.sk/dokumenty/metodicke-pokyny-cko/.

Poskytovateľ upozorňuje žiadateľov/prijímateľov na najčastejšie sa vyskytujúce porušenia princípov a postupov verejného obstarávania, ktoré boli identifikované v rámci procesov kontroly verejného obstarávania v minulosti. Zoznam týchto porušení sa nachádza na stránke SIEA, kde sa zoznam priebežne aktualizuje.

Zoznam je dostupný na:

/wp-content/uploads/ssf_r_msp/vyzvy/kahr_111sp_11_lskxp/Upozornenie_pre_iadateov_prijimateov_VO_nedostatky_final.docx

Širší zoznam nedostatkov, ktoré najčastejšie identifikoval ÚVO sa nachádza na:

http://www.uvo.gov.sk/nedostatky/index.html

Žiadateľ/prijímateľ má výlučnú a konečnú zodpovednosť ako obstarávajúci subjekt za vykonanie verejného obstarávania pri dodržaní legislatívnych noriem a základných princípov obstarávania.

22. Je možnosť rozdeliť predmet zákazky na samostatné celky?

Žiadateľ/prijímateľ má možnosť obstarávať predmet nasledovne:

a) ako jeden kompletný predmet zákazky (napr. účasť na veľtrhoch, výstavách, obchodných misiách), ktorý zahŕňa všetky oprávnené výdavky (napr. doprava, ubytovanie, prenájom výstavnej plochy, výstavný stánok, preprava vystavovaného tovaru, prezentačné materiály a pod.), pričom v takomto prípade možno samotný predmet zákazky rozdeliť následne na časti (napr. doprava, ubytovanie, prenájom výstavnej plochy, výstavný stánok, preprava vystavovaného tovaru, prezentačné materiály a pod.),

b) má možnosť rozdeliť predmet zákazky na samostatné logické celky (napr. doprava, ubytovanie, prenájom výstavnej plochy, výstavný stánok, prezentačné materiály), pri ktorých zadáva zákazky samostatným postupom verejného obstarávania,

c) má možnosť kombinovať rôzne logické celky do jedného postupu zadávania zákazky (napr. dopravu, ubytovanie, prezentačné materiály obstará ako jeden postup a prenájom výstavnej plochy a výstavného stánku ako iný samostatný postup).

23. Ako postupovať pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru a poskytnutie služieb?

Žiadateľ/prijímateľ postupuje v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vzhľadom na maximálne intenzity pomoci, ktoré si môže žiadateľ uplatniť v rámci tejto výzvy, je v zmysle aktuálneho znenia zákona č. 25/2006 o verejnom obstarávaní žiadateľ/prijímateľ povinný postupovať pri zadávaní zákaziek na dodanie tovaru a na poskytnutie služieb nasledovnými postupmi:

v prípade, ak predpokladaná hodnota zákazky je rovnaká alebo vyššia ako 10 000 EUR postupuje žiadateľ/prijímateľ v súlade so zákonom 25/2006 Z. z. postupom obstarávania prepodprahovú zákazku (postup zadávania zákazky je upravený v §§ 99 – 101 zákona č. 25/2006 Z. z.), pričom pri zadávaní takejto zákazky nie je žiadateľ/prijímateľ povinný vykonávať činnosti vo verejnom obstarávaní prostredníctvom odborne spôsobilej osoby.

V prípade výnimiek definovaných v § 1 ods. 2 a ods. 3 až 5 zákona o VO, je žiadateľ/prijímateľ povinný postupovať ako pri zákazke s nízkou hodnotou a podľa podmienok vymedzených v Príručke pre žiadateľa v rámci výzvy na predkladanie žiadostí o NFP;

V prípade, ak predpokladaná hodnota zákazky je nižšia ako 10 000 EUR postupuje žiadateľ/prijímateľ v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. postupom obstarávania pre zákazku s nízkou hodnotou (postup zadávania zákazky je upravený v § 102 zákona č. 25/2006 Z. z.). Postup zadávania zákazky s nízkou hodnotou je nad rámec zákona vymedzený v Príručke pre žiadateľa v rámci výzvy na predkladanie žiadostí o NFP. Pri zadávaní takejto zákazky nie je žiadateľ/prijímateľ povinný vykonávať činnosti vo verejnom obstarávaní prostredníctvom odborne spôsobilej osoby

24. Aké sú podmienky poskytovateľa pre zadávanie zákaziek s nízkou hodnotou ?

Vzhľadom na skutočnosť, že zákon o verejnom obstarávaní nedostatočne definuje spôsob obstarávania pre zákazku s nízkou hodnotou požaduje poskytovateľ, aby žiadateľ/prijímateľ dodržal nasledovný postup obstarávania v prípade zákazky s nízkou hodnotou.

Poskytovateľ vyžaduje, aby výsledkom postupu zadávania zákazky s nízkou hodnotou na dodanie tovaru a poskytnutie služieb bolo uzatvorenie odberateľsko-dodávateľskej zmluvy. Zadanie zákazky s nízkou hodnotou len formou objednávky, alebo podpísanie zmluvy o budúcej zmluve, nie je pre poskytovateľa dostatočné a nebude akceptované. Na postup zadávania zákazky s nízkou hodnotou je žiadateľ/prijímateľ (zadávateľ) povinný použiť prieskum trhu.

Prieskum trhu uskutoční zadávateľ výlučne prostredníctvom písomnej výzvy na predloženie ponúk (formou listu), ktorú zašle resp. osobne doručí potenciálnym záujemcom. Iné formy postupov prieskumu trhu v rámci zadávania zákazky s nízkou hodnotou, ako sú napríklad telefonický prieskum trhu, prieskum trhu prostredníctvom internetových stránok alebo prieskum na základe údajov v katalógoch, nebude poskytovateľom akceptovaný.

Poskytovateľ vyžaduje, aby zadávateľ v rámci prieskumu trhu preukázateľne oslovil aspoň troch potenciálnych záujemcov prostredníctvom písomnej výzvy na predloženie ponuky. Podmienky pre zadávanie zákaziek sú vymedzené v Príručke pre žiadateľa v rámci výzvy na predkladanie žiadostí o NFP. Žiadateľ je povinný postupovať v zmysle týchto podmienok.

25. Aká je lehota na uchovanie originálnej dokumentácie ?

Žiadateľ/prijímateľ musí zabezpečiť uchovanie originálnej dokumentácie dokladujúcej priebeh zákazky s nízkou hodnotou, v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov po dobu min. 10 rokov od ukončenia realizácie projektu.

26. Ktorú dokumentáciu predkladá prijímateľ ?

Prijímateľ predkladá vykonávateľovi ako podklad pre administratívnu kontrolu VO zákaziek s nízkymi hodnotami nasledovnú dokumentáciu:

1. fotokópie výzvy na predkladanie ponúk vrátane všetkých podmienok uvedených vo výzve na predkladanie ponúk, t.j. aj nenacenený rozpočet, vzor zmluvy, ktorú hodlá zadávateľ uzatvoriť s víťazným uchádzačom.
2. fotokópie listov, ktorými obstarávajúci subjekt vyzval potenciálnych záujemcov na predloženie cenových ponúk, spolu s fotokópiami podacích lístkov resp. potvrdení o prevzatí zásielky kuriérom (napr. preberací list, prepravný list a pod.), dokazujúcimi zaslanie výzvy na predkladanie ponúk jednotlivým potenciálnym záujemcom. Pri osobnom odovzdaní/prevzatí výzvy na predkladanie ponúk musí existovať písomný záznam (napr. sa na výzve na predkladanie ponúk uvedie „prevzal dňa….., meno, podpis“).
3. fotokópie kompletných predložených ponúk[1] úspešných aj neúspešných uchádzačov spolu s ich návrhmi zmlúv predloženými spolu s jednotlivými ponukami.
4. fotokópia dokladov osvedčujúcich predloženie ponúk v stanovenej lehote (napr. obálky, záznam o osobnom prevzatí ponuky a pod.).
5. ak zadávateľ zostavuje hodnotiacu komisiu, je potrebné predložiť kópie menovacích dekrétov jednotlivých členov hodnotiacej komisie a ich čestné vyhlásenie podľa §40 ods. 6 zákona o VO.
6. fotokópia záznamu z vyhodnotenia prieskumu trhu, v ktorom bude zachytený postup vyhodnotenia predložených ponúk podľa podmienok stanovených v písomnej výzve na predkladanie ponúk, ako aj kritérií na vyhodnotenie ponúk a spôsobu na ich uplatnenie, spolu s odôvodnením výberu úspešného uchádzača. Záznam obsahuje určenie predmetu zákazky, na ktorý sa robí prieskum trhu, zoznam oslovených potenciálnych záujemcov, informáciu o tom, ktorí uchádzači predložili ponuku a ktorí záujemcovia ponuku napriek zaslaniu písomnej výzvy na predloženie ponúk nepredložili (ak relevantné), ponuky uchádzačov na plnenie hodnotiaceho kritéria/kritérií, dátum a miesto vyhotovenia záznamu. Záznam obsahuje aj meno a priezvisko zamestnanca, ktorý vykonal prieskum trhu. Záznam musí byť podpísaný zodpovedným zamestnancom zadávateľa. V prípade, že zadávateľ zostavuje hodnotiacu komisiu, je potrebné, aby bol záznam o vyhodnotení podpísaný všetkými členmi hodnotiacej komisie.
7. fotokópie informácie o výsledku vyhodnotenia ponúk (t.j. listov, ktorými zadávateľ oznámil úspešným aj neúspešným uchádzačom, že ich ponuku vyhodnotil ako úspešnú, resp. neúspešnú). Ku každému listu prikladá zadávateľ podací lístok/lístky alebo potvrdenia o prevzatí zásielky kuriérom (napr. preberací list, prepravný list a pod.). V prípade osobného doručenia je dôležitý dátum odovzdania oznámenia do rúk uchádzača, o čom musí existovať písomný záznam (napr. sa na informácií o výsledku vyhodnotenia ponúk – oznámení, uvedie „prevzal dňa….., meno, podpis“).
8. originál odberateľsko-dodávateľskej zmluvy, ktorá bola uzatvorená s úspešným uchádzačom. Táto už musí byť podpísaná aj zo strany zadávateľa (prijatie návrhu zmluvy zadávateľom). Zmluva musí obsahovať zmluvné podmienky, na ktorých zadávateľ trval a tiež rozpočet.
9. originál čestného vyhlásenia zadávateľa, že tovary a služby boli obstarané od tretích strán, za trhových podmienok bez toho, aby zadávateľ vykonával akúkoľvek kontrolu nad dodávateľom, a/alebo aby dodávateľ vykonával akúkoľvek kontrolu nad zadávateľom. Čestné vyhlásenie musí byť podpísané zadávateľom alebo štatutárnym zástupcom zadávateľa a to v súlade s konaním v mene spoločnosti podľa výpisu z obchodného registra, resp. iného dokladu oprávňujúceho na podnikanie.
10. prípadné ďalšie dokumenty dokladujúce priebeh zadávania zákazky s nízkou hodnotou napr. doklady vyžadované od potenciálnych dodávateľov – výpis z Obchodného registra, Živnostenského registra, Výpis z registra trestov, atď. ak boli vyžadované.

V prípade potreby, je vykonávateľ oprávnený namiesto predložených fotokópií, vyžadovať predloženie originálnej dokumentácie.

27. Existujú výnimky z postupu zadávania zákaziek s nízkou hodnotou?

Výnimky z postupu zadávania zákaziek s nízkou hodnotou:

A) Výnimky predstavujú nasledovné typy výdavkov:

– výdavky na letenky a iné výdavky súvisiace s prepravou osôb,

– výdavky na ubytovanie.

Uvedené výdavky môže zadávateľ vzhľadom na ich charakter a za účelom zjednodušenia a zrýchlenia procesu:

a) obstarávať prostredníctvom elektronického prieskumu trhu prostredníctvom využitia internetu alebo

b) prostredníctvom porovnania príslušných katalógov s predmetmi zákazky alebo

c) kombináciou týchto spôsobov.

V uvedenom prípade, zadávateľ nie je povinný oslovovať potenciálnych záujemcov, ale prostredníctvom internetu a/alebo katalógov zrealizuje prieskum trhu a to tak, že je povinný získať 3 cenové ponuky. Tieto získa z webových stránok potenciálneho dodávateľa a/alebo z príslušných katalógov. Výnimky z postupu zadávania zákaziek s nízkou hodnotou a postup ich obstarávania je definovaný v Príručke pre žiadateľa v rámci výzvy o poskytnutie NFP.

B) V prípade, ak dodanie tovaru, poskytovania služieb možno získať len z jedného zdroja, musí prijímateľ predložiť na administratívnu kontrolu verejného obstarávania detailné zdôvodnenie výberu dodávateľa, ktorým preukáže, že vynaložené výdavky na obstaranie predmetu zákazky boli primerané jeho kvalite a cene a musí hodnoverne preukázať dostupnosť služieb a tovarov z jedného zdroja.

C) V prípade výnimiek definovaných v § 1 ods. 2 a ods. 3 až 5 zákona o VO, je zadávateľ povinný predložiť odôvodnenie výberu dodávateľa, ktorým zadávateľ preukáže, že vynaložené výdavky na obstaranie predmetu zákazky boli primerané jeho kvalite a cene.

[1] ak zadávateľ/ oslovil najmenej troch potenciálnych záujemcov, avšak cenovú ponuku mu nedoručili všetci oslovení potenciálni záujemcovia, predloží len relevantné ponuky uchádzačov.

28. Je možné nadobudnúť výstavný stánok do vlastníctva prijímateľa?
1.   Prijímateľ si može zvoliť medzi prenájmom alebo nadobudnutím výstavného stánku pri dodržaní zákona a podmienok predmetnej výzvy. V prípade, že sa rozhodne pre nadobudnutie výstavného stánku do vlastníctva, vzťahujú sa na neho nasledovné ustanovenia:
Prijímateľ sa zaväzuje, že bude dlhodobý hmotný majetok, ktorý si obstaral v rámci Projektu z NFP alebo z jeho časti:
(i)      používať výlučne pri výkone vlastnej podnikateľskej činnosti v rámci Projektu, na ktorý sa pomoc poskytuje a
(ii)   zaradí ho do svojho majetku a zostane v jeho majetku minimálne 3 roky nasledujúce po Finančnom ukončení Projektu pri dodržaní zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v platnom znení a
(iii)   nadobudne od tretích osôb na základe využitia postupov a podmienok Verejného obstarávania uvedených v článku 3 týchto VZP.
2.   Dlhodobý hmotný majetok, ktorý Prijímateľ nadobudol z NFP alebo z jeho časti nemôže byť počas Realizácie aktivít Projektu a počas obdobia 3 rokov nasledujúcich po Finančnom ukončení Projektu:
a)   prevedený na tretiu osobu, alebo
b)   prenajatý tretej osobe alebo
c)   zaťažený akýmkoľvek právom tretej osoby; to neplatí v prípade, ak vznik práva tretej osoby neohrozuje alebo neznemožňuje dosiahnutie účelu Projektu podľa čl. 2.2 zmluvy; dlhodobý hmotný majetok nadobudnutý z NFP alebo z jeho časti nesmie byť za žiadnych okolností zaťažený záložným právom v prospech tretej osoby, ktorá nie je Financujúcou bankou.

29. Ako sa zdokladuje účasť na výstave/obchodnej misii?
1. Prijímateľ je povinný spolu so Žiadosťou o platbu predložiť aj nasledovnú dokumentáciu:
a) vo vzťahu k účasti na veľtrhu a/alebo výstave – Prijímateľ je povinný priložiť aj hodnovernú fotodokumentáciu expozície s dostatočnou výpovednou hodnotou, potvrdenie o účasti od oficiálneho organizátora v Slovenskej republike/ v zahraničí alebo bulletin z výstavy/veľtrhu so zoznamom vystavovateľov v ktorom je Prijímateľ uvedený spolu s podpísanou prezenčnou listinou z jednotlivých zrealizovaných obchodných rokovaní počas trvania veľtrhu a/alebo výstavy, ku ktorej sa prikladajú kópie osobných vizitiek účastníkov zúčastnených na predmetom obchodnom rokovaní;
b) vo vzťahu k účasti na obchodnej misii v zahraničí – Prijímateľ je povinný priložiť aj podrobný program obchodnej misie so záznamami o zrealizovaných obchodných rokovaniach spolu s podpísanou prezenčnou listinou z jednotlivých zrealizovaných obchodných rokovaní počas trvania obchodnej misie, ku ktorej sa prikladajú kópie osobných vizitiek účastníkov zúčastnených na predmetom obchodnom rokovaní;
c) vo vzťahu k prezentačným materiálom – Prijímateľ je povinný priložiť aj vyhotovený prezentačný materiál (1 ks z každého druhu použitého prezentačného materiálu v každej jazykovej mutácii), na ktorý sa požaduje vyplatiť NFP.

30. Ak žiadateľ plánuje v rámci projektu v súvislosti s prvou účasťou podniku na výstave/ách resp. veľtrhu/och v Slovenskej republike a/alebo v zahraničí dať vyrobiť propagačný materiál (napr. katalóg vyrábanej produkcie), ktorý bude dvojjazyčný, to znamená, že v jednom výtlačku budú dve jazykové mutácie (napr. slovensko – anglický), splnil tým podmienku, že propagačný materiál ( napr. katalóg vyrábanej produkcie) je vyhotovený minimálne v dvoch jazykových mutáciách?
Áno, splnil. Čo sa týka oprávnenosti výdavkov, upozorňujeme, že podmienka maximálny počet 5000 ks pre jednu jazykovú mutáciu na projekt (5000 ks = súčet všetkých typov propagačných materiálov z jednej jazykovej mutácie na projekt) musí byť zachovaná.
T. j. príklad: slovensko – anglický katalóg vyrábanej produkcie (dvojjazyčný) je možné uznať za oprávnený v maximálnom počte 5000 ks a zároveň už žiadateľovi nie je možné uznať za oprávnený výdavok akékoľvek ďalšie propagačné materiály v slovenskom ani anglickom jazyku, keďže bola vyčerpaná maximálna kvóta 5000 ks pre propagačné materiály v slovenskom jazyku a zároveň bola vyčerpaná maximálna kvóta pre propagačné materiály v anglickom jazyku na daný projekt žiadateľa.
Zároveň upozorňujeme, že maximálna výška pomoci na prezentačné materiály v súvislosti s prvou účasťou podniku na 1 výstave resp. veľtrhu v Slovenskej republike a/alebo v zahraničí je 2000 EUR a súčasne výška pomoci na prezentačné materiály celkovo nepresiahne 20 000 EUR. Ďalšie podmienky stanovené vo výzve na predkladanie žiadostí o nenávratný finančný príspevok, kód KaHR-113DM-1201 a jej prílohách musia byť splnené.